Viestinnän yleiset periaatteet - Miten kaupunki viestii?

Kaupunki viestii avoimesti, aktiivisesti, ajankohtaisesti ja tasapuolisesti 

Kaupunkikonsernin viestintä perustuu avoimuuteen. Kaupungin tehtävänä on oma-aloitteisesti ja aktiivisesti tiedottaa omista asioistaan olivat ne sitten valmistelussa olevia asioita, jo tehtyjä päätöksiä tai muita kaupungin toimintaa koskevia asioita.  

Viestinnän avoimuus koskee kaikkea kaupungin toimintaa myös silloin, kun tehtävää hoitaa tytäryhteisö, säätiö tai yksityinen yritys ostopalveluna. 

Ajankohtaisista kuntalaisia kiinnostavista asioista tiedotetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Henkilöstöä tai työyhteisöä koskevissa asioissa lähtökohtana on, että henkilöstölle tulee tiedottaa asiasta ennen tai vähintäänkin samanaikaisesti kuin tiedotusvälineille.

Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja soveltuvin osin myös muiden kunnallisten toimielinten esityslistat ovat luettavissa ennakkoon kaupungin kotisivuilla ja niiden päätöksistä tiedotetaan heti kokouksen jälkeen.  Esityslistan asioita on mahdollista käsitellä julkisuudessa ennen varsinaista päätöksentekoa, mutta on tärkeätä, että tällöin selkeästi tuodaan esille, ettei asiasta ole vielä päätetty. Samoin on tärkeää, että käsiteltäessä asioita, joista päätetään useammalla päätöksentekotasolla, tuodaan selkeästi esille käsittelyn kulloinenkin vaihe. Kokousten jälkeen tapahtuvassa päätöstiedottamisessa kerrotaan päätöksistä, mahdollisista äänestyksistä ja eriävistä mielipiteistä, pöydällepanosta tai muusta asian käsittelyyn vaikuttavasta merkittävästä asiasta. Kokouksissa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia, ja niistä ei tule tiedottaa.

Suuri osa kuntaa koskevista tiedoista välittyy tiedotusvälineiden kautta. Tiedotusvälineitä palvellaan tasapuolisesti, joustavasti ja aktiivisesti. Tiedotusvälineille annetaan niiden tarvitsemia tietoja ja yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi. Tiedotusvälineille tiedotetaan asioista lähtökohtaisesti samaan aikaan huomioiden eri medioiden ilmestymisajankohdat. Tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisaiheen, on etuoikeus sen käyttöön, eikä kaupungin ole tasapuolisuuden nimessä syytä tällaisessa tilanteessa tiedottaa asiasta muille tiedotusvälineille.

Viestintä on asiallista, totuudellista ja selkeää

Viestinnässä kerrotaan asiat mahdollisimman objektiivisesti ja monipuolisesti tosiasioihin perustuen. Viestinnän tulee olla perusvireeltään positiivista kieltämättä kuitenkaan myös negatiivisia asioita. Tiedottaminen perustuu kaupungin viralliseen kantaan tiedotettavasta asiasta. Jokaisella työntekijällä on kuitenkin myös oikeus oman mielipiteensä esittämiseen, mutta silloin tulee selkeästi käydä ilmi, että kyse on henkilökohtaisesta kannanotosta.

Viestintä lähtee asiakkaan/vastaanottajan tarpeista ja tapahtuu selkeällä ja ymmärrettävällä yleiskielellä ja siten, että viestin ymmärtää myös henkilö, joka ei tunne kaupunkikonsernin organisaatiota ja päätöksenteon vaiheita.  

Viestintä kuuluu osana kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon

Jokaisella työntekijällä on vastuu hyvästä viestinnästä; se on osa jokaisen normaalia työtä. Viestintää ei ole vain virallisista päätöksistä tiedottaminen, vaan myös kaikenlainen asioiden taustoittaminen, neuvonta ja informointi liittyen kaupunkikonsernin toimintaan. Viestintäkeinoista juuri välitön palveluviestintä joko kasvokkain tai esimerkiksi puhelimitse on yksi tehokkaimmista viestintämuodoista. Jokainen työntekijä voi omalla toiminnallaan, olemalla kohtelias ja avulias, rakentaa positiivista mielikuvaa kaupungista. Kaupungin johdon ja esimiesten tulee antaa henkilöstölle selkeät ohjeet tiedottamisesta sekä erityisesti omalla esimerkillään kannustaa henkilöstöään tiedottamaan. 

Käynnistettäessä erilaisia hankkeita tai projekteja viestintään tulee kiinnittää myös erityistä huomiota ja ottaa se mukaan jo suunnittelun alkuvaiheessa.  Huomioiden käynnistettävän hankkeen laajuus, luonne sekä kohderyhmä hankkeelle tehdään viestintäsuunnitelma, jossa määritellään kuka hoitaa viestinnän sekä milloin, mistä ja mille kohderyhmälle tiedotetaan.

Viestinnässä käytetään useita eri viestintäkanavia mahdollisimman tehokkaasti viestin perillemenon turvaamiseksi 

Kuntalaisilla onerilaiset valmiudet ja mahdollisuudet seurata eri viestintävälineitä. Verkkoviestintä on kaupungin keskeisin viestinnän väline, mutta myös perinteisemmät viestintäkanavat, kuten lehdet, TV ja radio, ovat edelleen erittäin merkittävässä asemassa.  Viestintä tavoittaa parhaiten, kun käytetään useita eri välineitä samanaikaisesti.

Kaupungin viestinnässä viestintäkanavat valitaan sen mukaan ja siinä laajuudessa, miten viestin perillemeno on tehokkainta. Erityisen tärkeää tämä on esim. palveluista tai suurista muutoksista tiedotettaessa. Viestinnässä tulee myös erityisesti kiinnittää huomiota siihen, että myös vammaisten ja kielellisten vähemmistöjen tiedonsaanti kaupungin palveluista turvataan. 

Viestinnässä käytetään kaupungin yhtenäistä graafista ulkoasua 

Visuaalinen ilme on tärkeä kaupunkikuvan tekijä ja viestinnän työkalu. Yhtenäisellä visuaalisella ilmeellä tehostetaan viestinnän vaikutusta sekä tunnistettavan kaupunkikuvan syntymistä.

Kaupungille on laadittu graafinen ohjeisto, jota käytetään kaikessa kaupungin viestinnässä joko sellaisenaan tai soveltaen. Kaupungilla on käytössään markkinointilogo, jota käytetään ensisijaisesti markkinointitarkoituksiin ja silloin kun tarvitaan erillistä logoa.  

Graafinen ohjeisto helpottaa materiaalin suunnittelua ja toteutusta sekä säästää kustannuksia.

Viestintää tehdään yhteistyössä

Viestinnän vaikutusta ja tehokkuutta lisätään kaupunkikonsernin sisäisellä yhteistyöllä sekä ulkoisten sidosryhmien kanssa tehtävällä viestintäyhteistyöllä.  

Kaupungin viestintä, toimialat ja yhtiöt toteuttavat viestintäänsä tiiviissä yhteistyössä. Useita toimialoja ja/tai yhtiöitä koskevissa asioista tiedotetaan yhdessä. Näin varmistetaan yhtenäisen viestin välitys ulospäin.  

Asioissa, jotka koskettavat myös muita toimijoita kuin kaupunkikonserniin kuuluvia toimijoita pyritään mahdollisuuksien mukaan aina yhteistiedottamiseen. 

Kaupunki seuraa viestintää 

Kaupunki seuraa asioidensa uutisointia tiedotusvälineissä. Merkittävät virheellisyydet oikaistaan välittömästi, ja esitettyihin kysymyksiin vastataan mahdollisimman ripeästi. Mielipidesivuilla esitettyihin asiallisiin kysymyksiin on syytä vastata välittömästi, mutta mielipiteitä ei ole tarkoituksenmukaista lähteä kommentoimaan. Oikaisun tai vastauksen laatii toimiala tai yhtiö, jonka toimivaltaan asia kuuluu.