Etusivu Asiointi ja yhteystiedotTietosuojaHenkilöstöhallinnon tietosuojaseloste
Valitse taso

Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 & 14 artiklat

 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto


1. Rekisterinpitäjä

 

Kaupunginhallitus
PL 11, Villimiehenkatu 1
53100 Lappeenranta

 

2. Tietovarannon yhteyshenkilö


henkilostohallinto(at)lappeenranta.fi

 

3. Tietosuojavastaava

 

Ilona Sidoroff
tietosuoja[at]lappeenranta.fi
040 768 1336

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Rekisterin tarkoitus on ylläpitää kaupungin henkilöstötietovarantoa mm. palkanmaksua ja työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien hallintaa varten.


5. Käsiteltävät henkilötiedot


Nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilitiedot, tutkinnot, koulutus, työkokemus, ammattiyhdistysjäsenyys, verokorttitiedot.

6. Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?


Kyllä, ammattiliiton jäsenyys jäsenmaksun perimistä varten ja terveyttä koskevia tietoja sairausajan palkanmaksua varten.


7. Käsittelyn peruste


Lakisääteinen tehtävä: Työsopimuslaki, Kunnallinen viranhaltijalaki, Työaikalaki, Vuosilomalaki
Sopimus: Kunnallisen alan virka- ja työehtosopimukset

8. Tietovarannon tietolähteet

 

Rekisteröidyltä itseltään saadaan nimi, henkitunnus, osoite, pankkitili, ammattiyhdistys
Verotustiedot saadaan verohallinnolta

 

9. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

 

On sopimukseen perustuvaa, palvelussuhteessa on sopimukseen perustuva vaatimus toimittaa palvelussuhteen hoitoa varten tarvittavat henkilötiedot, joita ilman palvelussuhdetta ei voida todentaa ja palkanmaksu estyy.
On lakisääteistä, esim. työsopimuslain mukaan työntekijällä on velvollisuus toimittaa luotettava selvitys työkyvyttömyydestään. Jos tietoja ei toimiteta, ei ole oikeutta sairausajan palkkaan.

10. Tietovarannon ylläpitojärjestelmät


Työsopimukset luodaan Emilia EM/PHR-järjestelmällä. Työntekijän henkilö-, loma- ja poissaolotiedot tallennetaan Personec ESS HR-järjestelmään. Palkanmaksu hoidetaan Personec F – palkkajärjestelmällä ja käyttövaltuudet Akseli -järjestelmällä. Työmatkat tallennetaan Populus -matkalaskujärjestelmään. Työaikakirjanpitoon käytetään SoleTM -työajanseurantajärjestelmää.

Operatiiviset järjestelmät kuvataan muissa tietosuojaselosteissa.

 

11. Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?


Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.


12. Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

 

Kyllä. Henkilöstöhallinnon osalta käsittelystä osan hoitaa Meita Oy.

 

13. Tietojen suojaamisen periaatteet

 

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.
Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

14. Tietovarannossa olevien tietojen luovutus


Tiedot luovutetaan kuukausittain Personecista suorasiirtona Tulorekisteriin, josta tietoja välittyy mm. verohallinnolle ja eläkelaitokselle.


15. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

 

Ei

16. Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

 

Ei

 

17. Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet


Työsopimuksia säilytetään 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä.

Eläkkeen määräytymiseen vaikuttavia tietoja säilytetään 50 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jona kyseiset suoritukset ovat tapahtuneet tai 75 vuotta palkansaajan syntymästä (Kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin eläkelaki 202/1964, ao. erityislainsäädäntö esim. KansaneläkeL 347/1956 (43-44§)).

 

18. Rekisteröidyn oikeudet

 

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.