Valitse taso

Työyhteisöviestintä

Toimiva työyhteisöviestintä on keskeinen osa hyvää johtamista ja työilmapiiriä. Kaupungin työyhteisöviestinnän eli sisäisen viestinnän päätavoite on varmistaa, että henkilöstöllä on tiedossaan työn tekemisen kannalta olennainen tieto. Hyvällä viestinnällä vahvistetaan henkilökunnan sitoutumista omaan työhönsä, työyhteisöönsä ja työnantajaansa.

Työyhteisöviestinnässä korostuu kaupungin strategiasta, tavoitteista, suunnitelmista, taloudesta, päätöksistä, muutoksista ja muista ajankohtaisista asioista tiedottaminen. Jokaisen työntekijän tulee olla tietoinen oman työn tekemisen kannalta olennaisista tavoitteista ja suunnitelmista sekä muutoksista.

Esimiehillä on merkittävä rooli työyhteisöviestinnässä, mutta myös jokaisen työntekijän oma vastuu tiedonhankinnassa korostuu. Esimiehen tehtävä on huolehtia päivittäisellä viestinnällä ja säännöllisillä palavereilla, että oman työyksikön jäsenet ovat ajan tasalla meneillään olevista asioista. Henkilöstön tulisi kuulla heitä koskevista muutoksista suoraan esimieheltä ja vasta sen jälkeen sähköisiltä kanavilta. Jokaisen työntekijän tulee puolestaan aktiivisesti seurata työyhteisöviestinnän eri välineitä ja osata myös etsiä omaan työhönsä liittyvää tietoa käytössä olevista järjestelmistä.

Hyvän työyhteisöviestinnän rooli korostuu muutostilanteissa, jotka ovat nykyisin kaupunkiorganisaatiossa lähes jokapäiväisiä. Muutostilanteissa viestinnän tehtävä on selventää ja tukea muutosta. On tärkeää, että henkilökunta ymmärtää miksi muutosta tehdään ja miksi sitä tehdään juuri valitulla tavalla sekä miten se vaikuttaa omaan työhön. Muutostilanteessa viestintää tehdään normaalin työyhteisöviestinnän periaatteiden mukaisesti, mutta tehostetusti ja tarvittaessa eri viestintävälineitä laajemmin hyödyntäen.

Henkilöstön sitoutuminen muutoksiin on parempi, jos henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua muutosten valmisteluun jo suunnitteluvaiheessa. Osallistumisen ja vaikuttamisen kanavat mietitään tapauskohtaisesti. Työyhteisöviestinnän tehtävä on kannustaa työntekijöitä käyttämään näitä osallistumis- ja vaikuttamiskanavia.

Työyhteisöviestintään kuuluu myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen. Uuden työntekijän tulee saada riittävät tiedot organisaatiosta, tehtävistään, työympäristöstään ja toimintatavoista. Perusperehdyttämisestä vastaa esimies. Keskitettyjä perehdytystilaisuuksia kaupunkiorganisaatioon järjestetään muutaman kerran vuodessa. Perehdyttämisen tueksi kaupungin intranetissä on erilliset ohjeet ja muistilista perehdyttämistä varten. Lisäksi sinne on laadittu Uuden työntekijän tietopaketti.