Rekisterinpitäjä

Kaupunkikehityslautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Kaupunkisuunnittelun sihteeri

Sähköposti: taina.lind@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 164 9611

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on kaupunkisuunnittelun asiakassuhteen hoitaminen ja kaupunkisuunnittelun asiakasmaksujen määrittäminen ja laskutus sekä asema- ja yleiskaavakaavaprosessin hoitaminen.

Rekisterin tarkoitus on kerätä kyseiseen kaavahankkeeseen liittyvien osallisten, kiinteistönomistajien yhteystiedot, jotta kaavahankkeesta voidaan tiedottaa maankäyttö- ja rakennuslain mukaisesti kaavahankkeen aikana.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Suunnittelutarveratkaisun tai poikkeamisluvan tai asema- tai yleiskaavan tai -kaavamuutoksen hakijan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinteistötunnus.

Kaava- tai lupaprosessiin liittyvien osallisten nimi, osoite ja kiinteistötunnus, omistustiedot (omistaja, omistaja ei lainhuutoa, vuokralainen).

Mielipiteen, muistutuksen jättäneiden nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinteistötunnus.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteiset tehtävät; maankäyttö- ja rakennuslaki

 

Tietovarannon tietolähteet

Digi- ja väestötietovirasto DVV:ltä väestörekisteritiedot, patentti- ja rekisterihallitus PRH:ltä yritys-, yhdistys- ja säätiötiedot, kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistötiedot sekä tiedot hakijalta, mielipiteen tai muistutuksen jättäneeltä, suunnittelijoilta ja tai muulta vastuuhenkilöiltä.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Kaupunkisuunnittelun lakisääteiset prosessit keskeytyvät tai hakemukset hylätään, jos tarvittavia tietoja ei saada.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Trimble Locus ja asianhallintajärjestelmä M-Files.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Sekä sähköisessä että paperimuodossa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Laskutus on ulkoistettu Meita Oy:lle. Laskutustiedot toimitetaan Meita Oy:n ohjeiden mukaisesti

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Laskutustiedot ilmoitetaan Meita Oy:lle

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Kaupunkisuunnittelussa tietojen säilytysaika on pysyvä, asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti. Lisäksi säilytysajat määräytyvät kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Poikkeuksena osallisten yhteystiedot säilytetään 10 vuotta.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.