Rekisterinpitäjä

Kulttuuri- ja liikuntalautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

Tietovarannon yhteyshenkilö

Vuorosuunnittelija Juho Ojala, juho.ojala@lappeenranta.fi

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff, tietosuoja@lappeenranta.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on tilavarausten käsittely ja laskutus sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi, laskutusosoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, opiskelijastatus.

Käsittelyn peruste

Sopimus.

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan Suomi.fi:stä ja asiakkaalta itseltään.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Mikäli henkilötietoja ei toimiteta varauksien yhteydessä, ei tiloja voida varata asiakkaalle eikä laskutusta voida tehdä.

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Timmi-tilavarausohjelman asiakasrekisteri.

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä, laskutustietojen siirron Timmistä Wintimeen tekee Meita Oy:n työntekijä.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää voimassa olevaa työsuhdetta Lappeenrannan kaupunkiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Asiakas käyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan Suomi.fi-tunnistamista käyttävän rekisteröitymisen yhteydessä.

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tilavarausasiakkaiden tiedot toimitetaan sähköisesti Meita Oy:lle laskutusta varten.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tilavarausasiakkaiden henkilötietoja säilytetään järjestelmässä 2 vuotta viimeisen varauksen päättymisestä. Säilytysaika perustuu organisaation omaan päätökseen.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Kun tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.