Rekisterinpitäjä

Lasten ja nuorten lautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Elina Niinikoski-Pereira

elina-niinikoski-pereira@lappeenranta.fi

040 182 2083

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on Myö harrastetaa lähel – Lappeenrannassa – hankkeen toiminnan mahdollistaminen ja harrastusryhmien järjestäminen lappeenrantalaisille 1.–9. vuosiluokan oppilaille. Rekisterin avulla hallinnoidaan harrastusryhmien osallistujamääriä, luodaan turvallinen ympäristö harrastamiselle ja pystytään todentamaan hankkeen tuloksellisuutta.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä (lapset ja nuoret) löytyvät seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Huoltajien tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostisoite.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä.

Terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka ovat välttämätöntä tietää lapsen turvallisuuden takaamiseksi harrastustoiminnassa, esim. harrastamiseen vaikuttava lääkitys.

 

Käsittelyn peruste

Sopimus.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tiedot saadaan lasten huoltajilta harrastuskerhojen ilmoittautumisvaiheessa joko Lyyti- ilmoittautumisjärjestelmän tai Wilma- oppilashallintojärjestelmän kautta.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Sopimukseen perustuvaa. Jos tietoja ei toimiteta, lapsi ei voi osallistua harrastusryhmän toimintaan.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Pääasiallinen järjestelmä on Lyyti - ilmoittautumisjärjestelmä ja sen lisäksi Wilma - oppilashallintojärjestelmä. 

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain harrastuskerhojen osallistujalistojen suhteen. Ylläpitojärjestelmistä tiedot siirretään osallistujalistoille, joita käsittelevät hankkeen viisi työntekijää (harrastevinkkaria) sekä ulkopuoliset harrastuskerho-ohjaajat (seurat, järjestöt, freelancerit).

Harrastevinkkarit: Oona Roisko, Elina Sihvola, Vilho Suviranta, Petja Summanen, Tommi Ruotsalainen.

Mukana olevat toimijat (16.9.21): PesäYsit, Lpr seurakunta, LOMA Cheerleading, FcLapa, LauTP, Pepo, Taidekoulu Estradi, TAITO Etelä-Suomi, 4H-yhdistys, Trailblazers, Mariina Niittymäki, Maria Fomin.

*) Lisäksi käytössä on harrastuskerhokohtaiset WhatsApp-ryhmät ja ryhmää hallinnoi harrastuskerhon ohjaaja. Ryhmä on muodostettu harrastuskerhoon osallistuvien lasten/nuorten huoltajien puhelinnumeroista.

Tämä luettelo täydentyy vielä syys-lokakuun aikana.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Lyyti – ilmoittautumisjärjestelmän ja Wilma – oppilashallintojärjestelmän käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Ei.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.  

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Myö harrastetaa lähel – Lappeenrannassa – hankkeen tietovarannon tietojen säilytysajat ovat pääasiassa hankekausi + 3 kuukautta, jonka aikana tehdään loppuraportti hankkeesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.