Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Toimistosihteeri Päivi Meuronen

Sähköposti: paivi.meuronen@lappeenranta.fi

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lappeenrannan kaupungin luottamushenkilörekisterin ylläpito toimielinten kokousten järjestämistä ja luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden ja muiden korvausten maksamista varten.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Luottamushenkilön tiedot: sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero kaupungin sisäiseen käyttöön, pankkitilitieto, ammatti ja suostumus valokuvan julkaisemiseen kaupungin verkkosivuilla vaalikauden ajaksi

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä

Ruoka-aineallergiatietoja ja erityisruokavalioita kokoustarjoilujen järjestämistä varten.

Luottamushenkilöiden osalta poliittista vakaumusta ei katsota erityiseksi henkilötiedoksi, sillä he ovat julkistaneet tiedon lähtemällä ehdolle vaaleihin.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; Kuntalaki

Julkisen vallan käyttö tai yleinen etu; valtuuston kokousten nettilähetyksen osalta

Suostumus; valokuvan julkaisun osalta

 

Tietovarannon tietolähteet

Väestörekisteristä saadaan perustiedot (nimi, osoite) Suomi.fi -tunnistautumisella. Muut tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä. Luottamustoimen hoito ei onnistu ilman henkilötietojen käsittelyä eikä palkkioita voida maksaa.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä M-Files. Tiedot kerätään FormBox-lomakepalvelulla.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Kokonaan sähköisessä muodossa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Palkkioiden maksun tekee Meita Oy.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Meita Oy:lle toimitetaan palkkioiden maksua varten tarvittavat tiedot.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tiedot ovat suurelta osin pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää valokuvasi poistamista kaupungin kotisivuilta. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Muilta osin tätä oikeutta ei ole, koska käsittely perustuu lakisääteisiin tehtäviin, julkisen vallan käyttöön tai yleiseen etuun.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Valtuuston kokouksen nettilähetyksen osalta tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, joten sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus valokuvasi julkaisuun. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.