Rekisterinpitäjä

 

Kaupunkikehityslautakunta ja kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

 

Aluevalvoja

sähköposti: vahingonkorvaus@lappeenranta.fi

040 675 0209

 

Tietosuojavastaava

 

Kirsi Haarala

tietosuoja[at]lappeenranta.fi

040 829 5358

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Henkilötietoja käsitellään vahingonkorvaushakemusten vastaanottamista, käsittelyä, ratkaisemista ja päätöksistä tiedottamista varten.

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

- julkisen tehtävän hoitaminen tai

- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde, jäsenyys).

 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: hakijan nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero ja postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkiyhteystiedot (tilinumero). Ajoneuvoa koskevat tiedot (esimerkiksi ajoneuvon merkki, malli, rekisteritunnus, omistaja-, haltija- ja kuljettajatiedot. Vahinkoon liittyvät liitteet, kuten valokuvat, karttapiirrokset, kuitit, korjausvauriot ja muut selvitykset. Henkilövahinkojen yhteydessä vahingon selvittämiseksi välttämättömät terveydentilaa koskevat tiedot, kuten lääkärinlausunnot ja hoito- ja kustannustiedot. Tiedot vakuutuksista ja mahdollisesti muualta haetuista tai saaduista korvauksista sekä todistajien ja muiden osallisten nimet, yhteystiedot ja mahdolliset lausunnot.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

 

Kyllä, sellaisia terveystietoja, joita hakijat itse tuovat hakemuksen yhteydessä esille. Henkilötunnus tarvitaan Suomi.fi- palvelun kautta lähetettävien päätöksen tiedoksi antamista varten.

 

Käsittelyn peruste

 

Lakisääteinen tehtävä: Vahingonkorvauslaki (412/1974)

 

Tietovarannon tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sähköisen lomakkeen kautta, puhelimitse ja sähköpostitse.

Vahingonkorvausta hakevalta saadaan kohdassa 5. esitettävät käsiteltävät henkilötiedot.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

 

On lakisääteistä, ks. edellä kohta 7. käsittelyn peruste. Jos tietoja vaadittavia tietoja ei toimiteta, ei hakemusta voida käsitellä.

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

 

Sähköinen aineisto:

M-Files

Suomi.fi- palvelu

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

 

Tietovarannon tiedot ovat pääosin sähköisessä muodossa. Hakija voi toimittaa hakemuksen paperisena Lappeenrannan kaupungin Asiakaspalvelu Winkkiin.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

 

Kyllä osin, henkilövahinkojen korvauspäätös siirtyy Lappeenrannan kaupungin vastuuvakuutusyhtiön käsittelyyn.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

 

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

 

Henkilövahinkojen korvauspäätös siirtyy Lappeenrannan kaupungin vastuuvakuutusyhtiön käsittelyyn.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

 

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

 

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

 

Kun asia on ratkaistu ja saanut lainvoiman, henkilövahingoilla 100 vuotta ja esinevahingoilla 10 vuotta.

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Oikeudet määrittyvät sen mukaan, mikä on tietojen käsittelyperuste. Poista oikeuksista ne, jotka eivät tule kyseeseen rekisterin kohdalla.

 

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

 

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi (tämä koskee kaikkia kaupungin rekistereitä, älä poista!)

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

 

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. (tähän tulee linkki) (tämä koskee kaikkia kaupungin rekistereitä, älä poista!)

 

Oikeus oikaista tietonsa

 

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. (tämä koskee kaikkia kaupungin rekistereitä, älä poista!)

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

 

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty. (tämä koskee kaikkia kaupungin rekistereitä, älä poista!)

 

           

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. (tämä koskee kaikkia kaupungin rekistereitä, älä poista)