1. Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupungin keskusvaalilautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

2. Tietovarannon yhteyshenkilö

Keskusvaalilautakunnan sihteeri Jukka-Pekka Lätti

jukka-pekka.latti@lappeenranta.fi

puh. 040 628 3155

3. Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

puh. 040 768 1336

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen tarkoituksena on vaalitoimitsijoiden, vaalityöntekijöiden, vaalitoimikunnassa tai -lautakunnassa toimivien luottamushenkilöiden henkilötietojen ylläpito keskusvaalilautakunnan alaisten vaalien toteuttamista varten sekä kuntavaaleissa ehdokkaana olevien henkilöiden tietojen ylläpito ehdokasasettelua varten.

Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien henkilöiden henkilötietoja äänestystoimituksen toteuttamiseksi.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Kuntavaaliehdokas: nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, ammatti, puolue, kotikunta

Äänestäjä: vaaliluetteloissa nimi, henkilötunnus, sukupuoli, äänestysalue, kansalaisuus, asuinmaa, äänioikeuden käyttäminen kyllä/ei

Kotiäänestykseen osallistuvat: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi, henkilötunnus, puhelinnumero sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi, osoite ja puhelinnumero sekä tieto omaishoitosopimuksen voimassaoloajasta, jos myös omaishoitaja haluaa äänestää kotiäänestyksessä.

Vaalitoimitsijat ja -työntekijät: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot

Vaalilautakunnan jäsen: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot, puolue, ammatti

Vaalitoimikunnan jäsen: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokorttitiedot, pankkiyhteystiedot, puolue, ammatti.

6. Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)

Kyllä. Puolue-tieto kysytään vaalilain mukaisesti. Vaalilautakunnan ja vaalitoimikunnan jäsenten, että niiden varajäsenten tulee mahdollisuuksien mukaan edustaa asianomaisessa vaalipiirissä edellisissä eduskuntavaaleissa ehdokkaita asettaneita puoluerekisteriin merkittyjä puolueita. Kuntavaaleissa jäsenten ja varajäsenten tulee kuitenkin edustaa kunnassa edellisissä kuntavaaleissa ehdokkaita asettaneita äänestäjäryhmiä.

Kuntavaaliehdokkaan tulee vaalilain mukaisesti ehdokashakemuksessa ilmoittaa puolue-tieto.

7. Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä: vaalilaki, työsopimuslaki

Sopimus: työsopimus

8. Tietovarannon tietolähteet

Oikeusministeriön vaalitietojärjestelmässä on äänestäjiä koskevat tiedot.

Kuntavaaliehdokkaan tiedot saadaan henkilöltä itseltään ja puolueelta.

Koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien henkilötiedot saadaan ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

Vaalitoimitsijan ja -työntekijän henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään.

Vaalilautakunnan ja -toimikunnan jäsenen tiedot saadaan henkilöltä itseltään ja puolueelta.

9. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä. Vaalilain mukaan keskusvaalilautakunnan on kerättävä tarvittavat henkilötiedot vaalilautakuntien ja -toimikuntien asettamiseksi. Lisäksi kuntavaaleissa kunnan keskusvaalilautakunnan on kerättävä kuntavaaliehdokkaista tarvittavat henkilötiedot ehdokasasettelua varten. Kotiäänestystä varten kerätään tarvittavat henkilötiedot, muuten kotiäänestystä ei voida toimittaa.

On sopimukseen perustuvaa. Palvelussuhteessa olevilla vaalitoimitsijoilla -ja työntekijöillä on sopimukseen perustuva vaatimus toimittaa palvelussuhteen hoitoa varten tarvittavat henkilötiedot, joita ilman palvelussuhdetta ei voida todentaa ja palkanmaksu estyy. Vaalilautakunnan ja vaalitoimikunnan jäsenillä on velvollisuus toimittaa kustannusten korvausten ja palkkioiden maksua varten tarvittavat henkilötiedot, joita ilman maksaminen estyy.   

10. Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Oikeusministeriön vaalitietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä M-Files, Microsoft Office 365-ohjelmat. Työsopimusten ja palkanlaskennan osalta käytettävät ylläpitojärjestelmät on kuvattu Henkilöstöhallinnon tietosuojaselosteessa.

11. Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa. Vaaliluettelot, ennakkoon äänestäneet ja ilmoittautumiset kotiäänestykseen ovat osittain manuaalisessa muodossa. Kuntavaalien ehdokasasettelu asiakirjat ovat manuaalisessa muodossa.

12. Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Palkanlaskennan, palkkioiden ja kulukorvausten osalta käsittelystä osan hoitaa Meidän IT ja talous Oy.

13. Tietojen suojaamisen periaatteet

Vaalitietojärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttöoikeuden myöntämistä. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Vaalitietojärjestelmää käyttävät allekirjoittavat erillisen tietoturvasitoumuksen. Oikeusministeriö huolehtii vaalitietojärjestelmän ohjeistuksesta ja tietojen teknisestä suojauksesta.

Paperisena säilytettävät asiakirjat säilytetään lukitussa arkistotilassa ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla vaalitoimitsijoilla, vaalityöntekijöillä, vaalilautakunnan ja vaalitoimikunnan jäsenillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Meidän IT ja talous Oy:ssä noudatetaan yhtiön tietoturva- ja tietosuojapolitiikan periaatteita sekä tietoturva- ja tietosuojasuunnitelmassa määriteltyjä toimenpiteitä. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ja suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti, sekä kaikki työasemat salataan. Meidän IT ja talous Oy:n työntekijöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

14.Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tiedot luovutetaan vaalien eri vaiheista vastaaville vaalien järjestämistä varten. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei muuten sovittu tai laissa niin säädetty

15. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

16. Tietojen luovutus EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

17. Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Oikeusministeriö vastaa vaalitietojärjestelmässä olevien äänestäjien tietojen säilyttämisestä ja säilytysajoista.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmaa ja vaalilain velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään paperiset vaaliluettelot, ennakkoon äänestäneiden luettelo ja keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat liitteineen Kansallisarkiston päätöksen ja Oikeusministeriön määräysten mukaisesti.

Vaalitoimitsijoiden- ja työntekijöiden, vaalilautakuntien ja -toimikuntien jäsenten yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin asti, jonka jälkeen ne tuhotaan. Työsopimusten, palkkioiden ja kulukorvausten osalta noudatetaan Henkilöstöhallinnon, Talouden ja rahoituksen tietovarannon tietosuojaselosteissa mainittuja säilytysaikoja.

Luettelo ennakolta äänestäneistä, käytetyt ennakkoäänestyksen ja kirjeäänestyksen lähetekirjeet sekä käytetyt lähetekuorten kuittauslistat tuhotaan vaalien tuloksen tultua lainvoimaiseksi.

Kotiäänestyslomakkeet tuhotaan kun seuraavat vastaavat vaalit on toimitettu.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vaaleihin asti oikeusministeriön ohjeistuksen mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.