Rekisterinpitäjä

Ympäristölautakunta 

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Kirjaaja

Peetu Pekkonen

ymparistotoimi.kirjaamo@lappeenranta.fi

0400 182 080

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on ympäristöterveydenhuollon asiakassuhteen hoitaminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkailta (toimija/yksityishenkilö) kerättäviä henkilötietoja ovat: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi rekisteröidyltä toimijalta sekä eläinlääkintähuollon laskutusasiakkailta voidaan vaatia henkilötunnus, mikäli toimijalla ei ole yritys- tai yhteisötunnusta. Asuntoyhteisöjen tupakointikieltoihin liittyvissä asioissa viranomaisen tietoon tulee taloyhtiön asukas- ja osakasluettelot sekä näiden yhteydessä mahdollisia syntymäaikatietoja.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Asiakkailta ei lähtökohtaisesti kerätä erityisiä henkilötietoja. Mikäli viranomainen vastaanottaa asiakkaan terveyteen liittyviä tietoja tai muita erityisiä henkilötietoja, kirjataan ne M-Filesiin salassa pidettävinä. Terveyteen liittyviä tietoja voidaan joissakin tapauksissa pyytää Microsoft Forms ohjelmistolla toteutetuilla kyselyillä. Näiden tietojen katseluoikeudet on rajattu.

 

Käsittelyn peruste

Ympäristöterveydenhuollon tietovarannon henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin tehtäviin:

- terveydensuojelulaki

- elintarvikelaki

- lääkelaki

- tupakkalaki

- eläinsuojelulaki

- eläinlääkintähuoltolaki

- eläintautilaki

- sivutuotelaki

Yllä mainittujen lakien lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä niihin perustuvien asetusten nojalla.

 

Tietovarannon tietolähteet

Tietovarannossa käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja joissakin tapauksissa muilta viranomaisilta.

Asiakkaiden henkilötietoja voidaan saada esimerkiksi Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta, kuntien rakennusvalvonnalta ja maankäytön suunnittelusta, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiriltä tai väestörekisteristä (Trimble Locus).

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Ilmoituksenvaraisten toimintojen osalta henkilötietojen (toiminnanharjoittajan nimi, kotipaikka ja yhteystiedot) kerääminen on lakisääteistä seuraavien asetusten ja lakien perusteella:
-      1280/1994 Terveydensuojeluasetus

• 318/2021 Maa- ja metsätalousministeriön asetus elintarvikehygieniasta
• 395/1987 Lääkelaki (54 a§)
• 549/2016 Tupakkalaki

Valvovalla viranomaisella on oikeus yhteystietojen keräämiseen myös muissa valvontaan liittyvissä asioissa, mikäli se on yleisen edun kannalta tarpeellista.

Toimijalla tai asiakkaalla on velvollisuus toimittaa viranomaiselle pyydetyt tiedot. Mikäli tietoja ei toimiteta, voi viranomainen määrätä ne toimitettavaksi määräaikaan mennessä. Määräaikaa voidaan tehostaa pakkokeinoilla (uhkasakko, teettämis- tai keskeyttämisuhka). Elintarvikelain osalta velvoitteiden laiminlyönnistä voidaan määrätä seuraamusmaksu. Tarvittaessa voidaan pyytää virka-apua poliisilta pyydettyjen tietojen saamiseksi.

Joissakin tapauksissa asiaa ei voida ottaa vireille viranomaisessa henkilötietojen ollessa puutteelliset.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Asiakastietoja tallennetaan Ruokaviraston ylläpitämään valtakunnalliseen tietojärjestelmä Vatiin sekä eläinlääkintähuollon Provet potilastietojärjestelmään. Osa tiedoista tallennetaan asianhallintajärjestelmä M-Filesiin. Valvontatyössä hyödynnetään ajoittain Microsoft Formsia.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tietovarannon tiedot ovat pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ympäristöterveydenhuollon tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietovarannossa olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa toiselle viranomaiselle.

Meita Oy:lle toimitetaan sähköinen laskutusaineisto kuukausittain asiakasmaksujen perimistä varten.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Säilytysajat määräytyvät Kuntaliiton säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti. Osa tiedoista säilytetään pysyvästi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.