Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Asiakirjahallintopäällikkö

Sähköposti: aatu.keijonen@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 595 3073

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja[at]lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Viranomaisten tulee ylläpitää rekisteriä käsitellyistä ja käsiteltävänä olevista hallintoasioista. Hallintoasioita ovat esimerkiksi lupaprosessit, hankintaprosessit ja viran täyttäminen. Rekisterin tarkoituksena on varmistaa asianmukainen ja ajantasainen asiankäsittely sekä mahdollistaa Lappeenrannan kaupungilla käsiteltäviin asioihin liittyvien asiakirjojen löydettävyys ja käytettävyys.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden ja yhteisöjen yksilöintitiedot sekä muut asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat asian luonteesta.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, kaupungin käsittelyssä oleviin ja käsittelyssä olleisiin asioihin voi liittyä erityisiä henkilötietoja riippuen käsiteltävästä asiasta.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta ja arkistolaki.

 

Tietovarannon tietolähteet

Asiasta riippuen tiedot saadaan asiaan liittyviltä asianosaisilta sekä toisilta viranomaisilta.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Lakisääteistä. Asiaa ei voida käsitellä, jos siihen liittyviä tietoja ei ole toimitettu.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Lappeenrannan kaupungin asianhallintajärjestelmä on M-Files.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, mutta vanhoihin asioihin liittyviä asiakirjoja voi olla myös paperisina.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Kyllä. Järjestelmän toimittaa Meita Oy, joka tarjoaa myös teknisen tuen.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Asianhallintajärjestelmässä asioiden ja asiakirjojen näkyvyyttä voidaan rajata käyttöoikeuksilla. Salassa pidettävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käyttöoikeudet on rajattu asiaa käsitteleville henkilöille.

Tietovarannon käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Kaupungin toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä. Lisätietoja asiakirjajulkisuudesta saa asiakirjajulkisuuskuvauksesta. 

 

Toimielinten kuten kaupunginhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla sekä viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla kuntalain mukaisesti.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tietojen säilytysaika vaihtelee. Tietoja säilytetään joko määräajan tai pysyvästi. Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.