Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus, Kaupunkikehityslautakunta

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Ympäristöjohtaja Ilkka Räsänen

Sähköposti: ilkka.rasanen@lappeenranta.fi

Puhelinnumero -358400815284

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ympäristökehityksen asiakassuhteen hoitaminen eri tapahtumien, toimenpiteiden sekä hankkeiden toteuttamisessa.

Henkilötietoja kerätään tapahtumien osalta ilmoittautumisissa, järjestelyissä ja palautteiden keräämisessä. Henkilötietoja tarvitaan arvontojen toteuttamiseksi. Toimintaan liittyvien suunnitelmien, rakentamisen tai palautteen keräämiseksi, kootaan ryhmiä asukaista, yrityksistä sekä kaupunkikonsernista. Nämä edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Toiminnan tarkoituksena on Lappeenrannan kaupungin ilmasto-, kiertotalous-, luontotavoitteiden toteuttaminen yhdessä asukkaiden, yritysten ja kaupunkikonsernin kanssa. Toimintaa tehdään joissakin tapauksissa yhteistyössä Etelä-Karjalan yrityspalveluiden kanssa. 

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä seuraavia rekisteröidyltä itseltään saatavia tietoja:

Etu- ja sukunimi

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Yritys/organisaatio

Nimike/titteli

Erityisruokavalio

Mahdollisen seuralaisen tai saattajan nimi

Valokuvauslupa

Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään ainoastaan ne tiedot, jotka ovat tarpeen kyseiseen tapahtumaan ilmoittautumiseksi, elinympäristöön vaikuttavan toimenpiteen toteuttamiseksi tai palautteen keräämiseksi erilaisista palveluista tai tehtävistä.

 

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Mahdollisia tarjoiluja varten voidaan kysyä tieto erityisruokavalioista. 

 

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän yleiseen etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta e alakohta) 

 

Tietovarannon tietolähteet

Asukkailta erikseen vapaaehtoisesti kerätyt henkilötiedot, erityistapauksissa muista rekistereistä erikseen pyydettäessä kerätyt tiedot, kuten tietyn alueen tai rakennuksen asukkaat.

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Mikäli tietoja ei ole saatavissa, ei toimenpiteitä voida suorittaa luotettavasti eikä asianomaiset voi osallistua toimintaan, vaikka haluaisivatkin.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Tietoa käsittellään tapahtumailmoittautumis- ja palautejärjestelmissä kuten Lyyti, Questback, Webropol, Kahoot, Menti., sekä kaupungin paikkatietojärjestelmä Trimble Locuksessa, asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä M-Filesissä sekä M365 toimistotyökaluilla.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tiedot ovat sähköisessä muodossa, paitsi tapauskohtaisesti paikan päällä kerättävät osallistujatiedot.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Lappeenrannan kaupungin ulkopuolelle. Tapahtuman järjestäminen saattaa kuitenkin edellyttää tietojen luovuttamista tapahtuman järjestelyyn osallistuvalle taholle, esimerkiksi yhteistyössä toisen organisaation kanssa järjestettävässä tapahtumassa. Erikseen luvan kanssa kysyttäessä voidaan siirtää yhteystietoja erilaisten selvitysten toimenpiteitä kaupungin toimeksiannosta tekeville asiantuntijoille tai yrityksille.

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojärjestelmien käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Henkilötietoja käsittelevät vain tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Rekisteristä ei luovuteta tietoa eteenpäin.

Tapahtuman järjestäminen saattaa kuitenkin edellyttää tietojen luovuttamista tapahtuman järjestelyyn osallistuvalle taholle. Lappeenrannan kaupungille toimeksiantoa tekevä yritys saattaa tapauskohtaisesti tarvita kohderyhmän tietoja toimeksiannon suorittamiseen. Tällöin vaatimuksena on, että tiedot on hävitettävä toimeksiannon suorittamisen jälkeen.

Lisäksi henkilötietoja voi käsitellä tapahtuman myynti- ja ostolaskutuksesta vastaava palveluntarjoaja Meidän IT ja talous Oy (Meita).

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkeruuseen ei liity automatisoitua päätöksentekoa.

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Lappeenrannan kaupungin ulkopuolelle. Mikäli tapahtuma on osa kansainvälistä hanketta, tulee tiedot luovuttaa rahoittajaviranomaiselle sekä hankekumppaneille, mikäli hankkeen rahoitusehdot näin määrittävät. 

Jos tilaisuuden kumppani on poikkeuksellisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolella, tietojen toimittamisesta tällaiselle kumppanille informoidaan erikseen tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä.

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Lappeenrannan kaupunki käsittelee henkilötietoja niin kauan, kuin se on tarpeen tapahtuman osallistumiseksi. Mikäli tapahtuma on osa kansainvälistä tai kansallista hanketta, määrittää säilytysajan rahoittajaviranomainen. Tyypillinen säilytysaika on 10 vuotta hankkeen viimeisestä maksatuksesta.  

Toimeksiantotehtävissä tietojen säilytysaika ei ole pysyvää vaan perustuu kunkin toimenpiteen tai tavoitteen valmisteluun ja toteutukseen liittyen. Tiedot hävitetään, kun toimenpiteen tai tavoitteen toteuttaminen on tehty. Lisäksi säilytysajat määräytyvät kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Kun tietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu tai julkisen vallan käyttö, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen vedoten. Tällöin tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa vain, mikäli rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan, että tietojen käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perustelu syy. Tietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Käyttääksesi vastustamisoikeutta, ota yhteyttä tietovarannon yhteyshenkilöön.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.