Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Osastosihteeri Mira Tiainen

mira.tiainen@lappeenranta.fi

040 635 4513

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojen käsittelyn tarkoitus on maahanmuuttopalveluiden asiakassuhteen hoitaminen, valtion korvausten hakeminen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteristä löytyy maahanmuuttopalveluiden asiakkuudessa olevien henkilöiden tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, perheenjäsenet, oleskelulupatiedot, tiedot koulutuksesta ja opiskelusta, sekä alkuhaastattelun, alkukartoituksen ja kotoutumissuunnitelman tiedot.

Kotoutumisen kokemusasiantuntijoiden tiedot: nimi, yhteystiedot, missä asiassa haluaa toimia kokemusasiantuntijana, toimintaan liittyvä koulutus.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Kyllä, terveystiedoista sellaiset tiedot, jotka on maahanmuuttopalveluiden henkilöstön välttämätöntä tietää henkilön kotoutumista edistävien palveluiden järjestämiseksi sekä valtion korvausten hakemiseksi.

Henkilöiden äidinkieli kysytään palveluiden järjestämisen sekä mahdollisten tulkin tarpeiden vuoksi.

Henkilö voi halutessaan kertoa uskontoon tai vakaumukseen liittyviä tapoja tai muuta, jotka ovat henkilön mielestä olennaisia palveluiden järjestämiseksi. Edellä olevia asioita ei kysytä.

 

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä; Laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010.

Suostumus koskee kotoutumisen kokemusasiantuntija.

 

Tietovarannon tietolähteet

Henkilötietoja voidaan saada asiakkailta itseltään, vastaanottokeskukselta, Maahanmuuttovirastolta, ELY-keskuksesta, UNHCR:ltä, Punaiselta ristiltä.

Väestörekisteristä saadaan osoite- ja perhetiedot.

KELA:n järjestelmän kautta saadaan tieto asiakkaalle maksetuista etuuksista (laki kotoutumisen edistämisestä).

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On lakisääteistä, ks. kohta käsittelyperusteet. Osa tiedoista saadaan viranomaisilta suoraan.

Kotoutumisen kokemusasiantuntijoiden osalta henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Pääasiallinen järjestelmä on Maire asiakastietojärjestelmä. Ohjaus- ja neuvontapalvelun asiakaskäynnit kirjataan ALPO- järjestelmään.

Kotoutumisen kokemusasiantuntijoiden yhteistyön sopimuslomakkeet säilytetään paperisena.

Osaa tiedoista ylläpidetään M:files asian- ja dokumentinhallintajärjestelmässä.

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Käsittely on pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Pakolaisena kuntaan muuttavien henkilötietoja luovutetaan hyvinvointialueelle riittävässä määrin palvelujen järjestämistä varten. Näin tietoja voivat olla maahan saapumisen tiedot, henkilötiedot, tiedot terveydenhuollon tarpeesta, osoitetiedot jne.

Henkilön muuttaessa toiselle paikkakunnalle hänen tietonsa voidaan siirtää toisen paikkakunnan kotoutumispalveluille asiakkaan luvalla.

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Maahanmuuttopalveluiden tietojen säilytysajat ovat asiakastietojärjestelmän osalta 48 kuukautta asiakkaan kotoutumisajan päättymisestä, tai siitä hetkestä, kun hänen asiakkuutensa maahanmuuttopalveluissa päättyy muusta syystä. Valtion korvaushakemusten säilytysaika on pääsääntöisesti 10 vuotta asian lopullisesta ratkaisusta kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön. Voit myös käyttää sähköistä lomaketta.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Tämä oikeus koskee kokemusasiantuntijoita, joiden tietojen käsittely perustuu sopimukseen.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Tämä oikeus koskee kokemusasiantuntijoita, joiden tietojen käsittely perustuu sopimukseen.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.